仕事始めの極意~最初に全体を把握する

こんにちは^  ^

人が成長する
ワークライフバランス
の考え方と仕組みの導入で

あなたの会社を
「一生働きたい会社」にする

働き方チェンジパートナー
清水亜希子です!

・   ・   ・

昨日が仕事はじめだった方も
多いのではないでしょうか。

夕方のニュースを見ていて

「今日の青空のように
すがすがしい気持ちです」

という50代の方のコメントと

「もっと休みたかったです」

という20代の方のコメントの

ギャップに

人それぞれだな~
と改めて感じたものです。

そして
どちらの気持ちも
わかるような気がしました。

弊社の仕事始めは
1月9日(火)です。

ゆっくり休める分
休み明けの仕事の具合が
少し心配だったりします。

特に今は自分一人で仕事をしているので
基本は自分がやらなければ
ものごとが進みません。

全て
私の処理能力にかかっている…
そんな状況です。

となると、
初日のメールの対応や
休み前からの期日の決まった仕事を

どう進めるか
のダンドリが
全ての鍵を握ります。

実際に
友人がfacebookの投稿で

「仕事始めだ~」

というコメント共に

会社のデスクの上の
積まれた大量の書類

を目にして

まさに!仕事始めだ。。。
と感じました。

もちろん仕事においては
そのような大量の書類にまみれない方
もいるでしょうが

メールがたまる

といったことも
同じことですね。

このような時に
あなたならどうしますか。

2択です。

1.上にあるものから処理する

2.ざっと全てに目を通し
優先順位をつけて順番に処理する

聞くまでもありませんかね。

2.ざっと全てに目を通し
優先順位をつけて順番に処理する

ずばりこれが
仕事初めの極意です(笑)

仕事初めに
限ったことではありませんが

特に
仕事が立て込んでいる
ときほど

この進め方が有効です。

「最初に全体を把握する」のです。

今日のブログの
タイトルですね!

例えばメールにしても
書類にしても

ひとつのものを
対応している間に

次のものがやってくる

ということは
よくありますね。

急ぎだ、
と言っても

実はそうでもないことも
場合によってはあります。

ですので

全てを把握するときに

・いつまでに
・どの程度のもの


求められているのか

を知っておくことが
必要です。

この時のポイントは
その一方だけでも

「確認しました。
●●までに××まで対応しますね」

と確認することです。

書類で受け取った場合も
同じです。

直接でも、
メールでも、
電話でも、
メモでも、

その件だけ先に伝えます。

そうすることで
先方は対処してくれていることを
確認できます。

期日と内容(アウトプット)に
しっかり触れているので

本当にダメな場合や
違っている場合以外は

そのタイミングまで
急かされることもないでしょう。

そして、
こちらのメリットとしては

期日を設定することで

そこまで時間の余裕ができます。

全体のボリュームを
把握したうえで
設定するので

やり過ぎなどが
起こりにくいのです。

実際に

相手の要望全てに
そのまま応えながら
優先順位を守ることは
難しいこともあるでしょう。

そういう時は

今こういう状況なので
ここまででしたら
指定の期日までに
間に合わせられます

ということを

受け取ったり
確認した早いタイミングで
伝えることです。

私も日ごろから
意識していることですが

予定通りに進まず
思ったよりも時間がかかったり

残業で対応するような
ことになるときというのは

ほぼ

何とかなるかな
と甘い見積りでいるか

あるいは

厳しいと感じながらも
何の交渉もせずに
そのまま受け入れてしまった場合

です。

それを知っているからこそ
もうそういうことはしない

と違うアクションに
行けるのですよね。

着手よりも先に

アウトプットを明確にする
=期日と内容を明確にする

ことが重要で

それを交渉することも
スキルの一つですね。

最初に全体を把握するのは
そのために欠かせないのです。

最後まで読んでいただき
ありがとうございます^ ^

 

 

 

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